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Avisos y Novedades

Informe de la AEPD sobre publicación de calificaciones

A petición de una Universidad pública, la AEPD ha emitido un informe en el que da respuesta a las dudas sobre la publicación de las calificaciones de asignaturas impartidas en los estudios de Grado

En su informe y tras analizar las modificaciones legales que deben tenerse en cuenta a la hora de atender la consulta, la AEPD concluye que es lícita la publicación de las notas obtenidas en los estudios de Grado, dado que dicha publicación está amparada en la existencia de un interés público (art. 6.1.e RGPD), al que debe sumarse un interés legítimo de los alumnos del grupo en el conocimiento de las calificaciones de sus compañeros (art. 6.1.f RGPD).

En todo caso, deberá respetarse en todo caso los principios recogidas en el artículo 5 del RGPD, especialmente los de limitación de la finalidad, minimización de datos, limitación del plazo de conservación, integridad y confidencialidad, realizando la publicación de modo que suponga la menor injerencia en los derechos y libertades de los interesados, lo que excluye la posibilidad de un conocimiento generalizado de las calificaciones, como podría ocurrir en el caso de que se procediera a su publicación en internet, en el que el riesgo se incrementaría además como consecuencia de la posible indexación por los motores de búsqueda.

Por ello se considera como medio preferente para proceder a dicha publicación, que la misma se realice en una intranet o aula virtual en la que estuviera limitado el acceso a los profesores y compañeros del grupo. 

En el caso de que no fuera posible, podrá realizarse en los tablones de anuncios del centro, siempre que no se encuentren en las zonas comunes de los centros, se garantice que el acceso a los mismos queda restringido a dichas personas y se adopten las medidas necesarias para evitar su público conocimiento por quienes carecen de interés en el mismo.

En cuanto a los datos a publicar, atendiendo al principio de minimización, deberán limitarse al nombre y apellidos del alumno y la calificación obtenida. Solo en el caso de que hubiera alumnos con los mismos nombres y apellidos, deberá publicarse para ellos el número del DNI, aplicando lo previsto en el apartado 1 párrafo primero de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD. En el caso de coincidencia del nombre y apellidos, se publicarán cuatro cifras aleatorias de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente, recomendándose por a Agencia que se sigan los criterios contenidos en el documento “Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD”, disponible en www.aepd.es.

Y en cuanto al tiempo en el que deberá mantenerse dicha publicación, los datos deberán ser “mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales” (artículo 5.1.e). Por tanto, en el caso de las calificaciones provisionales, mientras transcurre el plazo para presentar reclamaciones, y las calificaciones definitivas
durante el tiempo imprescindible que garantice su conocimiento por todos los interesados.