Para que una asociación de estudiantes de la UAM siga considerándose activa, debe cumplir una serie de requisitos, según la normativa. Estos requisitos se verifican una vez al año con el procedimiento de Actualización de Datos.
¿En que consiste el procedimiento de Actualización de Datos?
Hay que presentar varios documentos: el listado de miembros de la asociación (en el que figure la Junta Directiva), una Memoria de las actividades realizadas en el curso anterior y una Propuesta de Actividades para el curso que se inicia.
¿Cuándo se presenta la documentación de actualización de datos de las asociaciones y agrupaciones de estudiantes?
La actualización de datos es un procedimiento que se lleva a cabo en el mes de noviembre. Sin embargo, el plazo concreto se publica cada año.
¿Podemos remitir la documentación a través de una dirección de correo particular de algún miembro de la junta directiva?
No, la documentación debe remitirse desde la cuenta funcional de la asociación o agrupación o desde una dirección de correo electrónico universitaria de algún miembro de la junta directiva, es decir nombre.asociacion@uam.es o nombre.estudiante@estudiante.uam.es.
¿Qué consecuencia tiene la no presentación de la documentación de actualización de datos en el plazo establecido?
La asociación o agrupación se considerará inactiva.
¿Si no hemos presentado la documentación en plazo que podemos hacer?
Hay un periodo de reactivación, entre 15 de febrero y el 15 de marzo de cada año, en el que la asociación o agrupación volverá a quedar activa si presenta la documentación correspondiente.
¿Qué consecuencias tiene para las asociaciones o agrupaciones estar en situación de inactividad?
Carecerán de derecho a la obtención y disfrute de cualquier beneficio económico o material. Por ejemplo, no tendrán derecho al uso de local, ni podrán participar en la correspondiente convocatoria de ayudas para actividades del estudiantado.
¿Por qué han declarado de oficio extinguida a nuestra asociación o agrupación?
Porque habéis dejado de presentar los documentos preceptivos de la actualización de datos durante tres cursos consecutivos.
¿Qué podemos hacer si la asociación se ha declarado extinguida?
La asociación ha sido dada de baja en el Registro de Asociaciones de la UAM, motivo por el cual deberéis presentar de nuevo una solicitud de alta como asociación de la UAM con toda la documentación requerida, es decir, acta de constitución, estatutos, firmas de promotores, etc.
En el documento de actualización de datos, ¿es necesaria la firma de todos los miembros de la junta directiva de la asociación?
Sí, y además las firmas deberán ser manuscritas.
En el documento de actualización de datos, ¿en el lugar donde deben figurar las firmas de los miembros de la junta directiva, se puede rellenar pegando una foto de la firma?
No, la firma debe ser siempre manuscrita.
¿Podemos señalar nuestro correo electrónico particular como forma de contacto con los miembros de la junta directiva?
No, se debe utilizar el correo que os ha facilitado la UAM, es decir nombre.estudiante@estudiante.uam.es.
¿Puede ser un antiguo alumno de la UAM miembro de la asociación o de la agrupación?
Sí, siempre y cuando al menos 8 miembros de la asociación sean estudiantes matriculados en la UAM.
¿Puede ser un antiguo alumno de la UAM miembro de la junta directiva de la asociación?
Los cargos más representativos e importantes de la asociación (presidente, vicepresidente, tesorero y secretario) deben ser estudiantes matriculados en la UAM. Antiguos alumnos podrían ser miembros de la junta directica como vocales, los cuales también tienen derecho a voz y voto.
¿Puede ser una persona ajena a la Universidad miembro de la asociación o de la agrupación?
Sí, siempre y cuando al menos 8 miembros de la asociación sean estudiantes matriculados en la UAM.
¿Puede ser el personal docente e investigador miembro de la asociación o de la agrupación?
SÍ, siempre y cuando al menos 8 miembros de la asociación sean estudiantes matriculados en la UAM.
¿Puede ser el personal docente e investigador en formación miembro de la junta directiva de la asociación?
Sí, pero no pueden ostentar los cargos de presidente, vicepresidente, tesorero o secretario. Estos cargos deben ser asumidos por estudiantes matriculados en la UAM.
¿Dónde debemos presentar la documentación de actualización de datos?
Se debe remitir por correo electrónico a la dirección: asociaciones.estudiantes@uam.es. Además, el documento denominado Actualización de Datos se debe presentar en formato papel, firmado (con firmas manuscritas originales), en el Registro General de la UAM, dirigido al Vicerrectorado de Estudiantes.
¿En qué formato se puede presentar la documentación de actualización de datos?
En el mismo formato que se establezca en cada caso y que podréis descargar de la página de Asociaciones en la web de la UAM.
Nos hemos dado cuenta de que hemos presentado un documento con errores ¿Qué debemos hacer?
Si estás dentro de plazo podéis presentar el documento de nuevo mencionando que se trata de una subsanación del documento anterior. Se tendrá en cuenta la última documentación recibida.
Hemos modificado los miembros de la junta directiva fuera del período para la actualización de datos, ¿cómo debemos actuar?
Debéis poner en conocimiento del vicedecano/a o subdirector/a de estudiantes de vuestra facultad (asociaciones facultativas) o escribir a asociaciones.estudiantes@uam.es (asociaciones interfacultativas) los cambios efectuados, con el fin de modificar los destinatarios de las cuentas funcionales de vuestra asociación.
¿A dónde nos dirigimos para formular nuestras dudas?
Podéis escribirnos a asociaciones.estudiantes@uam.es, acudir a nuestra oficina de UAM Estudiantes, sita en la planta baja de la Plaza Mayor, o bien llamarnos por teléfono al siguiente número: 91 497 60 43.
