La subvención de apoyo organizativo es una contribución a los costes soportados por la UAM en relación con las actividades que respaldan la movilidad del estudiantado y del personal, tanto enviados como acogidos.
Los gastos que se pueden cubrir a través de este protocolo son gastos de viaje y otros gastos relacionados con la organización del programa Erasmus+, y salen de la partida correspondiente al nivel de movilidad de cada Centro.
- Gastos de viajes: Se solicitan a través del Vicedecano/a de Relaciones Internacionales/Internacionalización de la Facultad o Subdirector/a del centro al que pertenezca la persona solicitante.
- Gastos de otras actividades: cuando los gastos se refieran a facturas no relacionadas con movilidades
Tipo de gastos y documentación justificativa
Los gastos se pueden abonar de dos maneras:
- Adelantados previamente por la persona interesada: Tras realizar el pago, se enviará la factura y el comprobante de pago al SERIM para que se realice el reembolso a la persona que ha adelantado el pago.
- Pagados por el SERIM directamente al proveedor: para ello el la personsa interesada deberá solicitar a la compañía que presta el servicio que envíe la factura (generalmente electrónica) al SERIM para que abone la factura al proveedor. Esto suele ocurrir con los gastos asociados a los desplazamientos (billetes de vuelo, alojamiento) que se gestionan desde la Agencia de viajes de El Corte Inglés de la UAM, así como proveedores habituales de la UAM (Dayfisa, Reprografía CANON…)
Para solicitar el abono de cualquier gasto será necesario presentar los justificantes correspondientes: facturas o recibos originales en papel o en formato electrónico. No se abonarán gastos que no estén debidamente justificados.
- Las facturas deben ser emitidas con el nombre y el NIF de la Universidad Autónoma de Madrid (Q-2818013-A).
- En caso de facturas electrónica emitidas a través de FACe, se deberá facilitar los siguientes códigos DIR al proveedor para identificar al SERIM como destinatario:
- Oficina contable: U02300001
- Unidad tramitadora: GE0003126
- Órgano Gestor: U02300157
VIAJES del personal de la UAM*
Los viajes pueden ser de los siguientes tipos:
- Visitas a universidades europeas para tratar la organización del intercambio de estudiantes y de personal entre las dos universidades, en base al Acuerdo Inter-Institucional existente en el área de estudio en el que se centre la visita.
- Visitas preparatorias a universidades para explorar y establecer nuevos Acuerdos Inter-Institucionales en nuevas áreas de estudio.
No se permiten las visitas preparatorias a departamentos asociados que ya estén participando en actividades aprobadas dentro de un Acuerdo Inter-Institucional vigente.
Documentación a aportar antes de la estancia.
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E+ ApoyoOrg - Solicitud [45.29 KB]
- Comisión de Servicios, firmado por el/la director/a de departamento /o jefe/a de unidad:
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Solicitud Comisión de Servicios PAS [47.55 KB]
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Solicitud Comisión de Servicios PDI [50.27 KB]
Comentarios
La reserva de los billetes de transporte y del alojamiento se podrá gestionar con la agencia de viajes de "El Corte Inglés":
- En este caso, la persona interesada hará los trámites de la reserva, pero no lo abonará. A continuación, la Agencia de Viajes El Corte Inglés deberá comunicar al SERIM las fechas y el importe del billete reservado, enviando el printer de la reserva efectuada a erasmus.staff.mobility@uam.es.
- El SERIM remitirá la conformidad a la Agencia de Viajes El Corte Inglés para la emisión del billete/reserva y la agencia hará llegar la documentación a la persona interesada
Si la reserva para el alojamiento y el desplazamiento se gestionan con otros proveedores, la persona interesada debe abonar la factura, y los gastos se le serán reembolsados después de la finalización de estancia, sin perjuicio que la persona pueda solicitar un adelanto del 80% de los costes estimados, escribiendo erasmus.staff.mobility@uam.es.
El coste diario del alojamiento no puede superar los límites máximos establecidos en el anexo III del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.
Documentación a aportar en los 10 días posteriores al regreso
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E+ ApoyoOrg. Informe de Actividades [72.33 KB]
- Documentación justificativa de los gastos incurridos:
- Billetes originales de ida y vuelta, billete electrónico o tarjetas de embarque, en su caso
- En caso de viajar en vehículo particular se deberá presentar copia del permiso de circulación del vehículo, copia del carné de conducir del/a conductor/a, declaración jurada (en la que se indique nº de matrícula del vehículo, fechas del viaje, destino, distancia del recorrido), y, en su caso, tickets de autopista y repostaje. Si el vehículo no es de propiedad de la persona que viaja, se presentará autorización del/a propietario/a.
- Factura del hotel/alojamiento. Se abonará el importe de la factura siempre que no exceda del máximo indemnizable según el RD 462/2002, de 24 de mayo. Si el importe es mayor sólo se abonará el máximo legal establecido..
- Justificantes originales de otros gastos indemnizables (autobús, taxi, etc.)
Comentarios
- Los gastos de manutención no necesitan ser justificados a través de facturas, sino que se calculan a base de la duración de la comisión de servicios y los importes que establece el RD 462/2002, de 24 de mayo.
- No hace falta aportar facturas de la Agencia de Viajes El Corte Inglés para reservas que hayan sido autorizadas por el SERIM.
GASTOS DE otras actividades*
Se trata de gastos derivados con las actividades de organización y de soporte a la movilidad, tanto entrante como saliente, de estudiantes y personal, siempre que se tengan en cuenta los criterios de elegibilidad básicos, condicionados a cualquier concesión otorgada por la Comisión Europea. Es decir, que sea un gasto responsable, que se respete el periodo de elegibilidad de la acción, etc.
- La actualización de los catálogos de cursos para estudiantes internacionales: Producción, traducción y distribución de la información relativa a las actividades incluidas dentro del programa Erasmus+.
- Información y asistencia que se dé a los estudiantes y al personal.
- Selección de estudiantes y personal, orientación y otros apoyos necesarios para la movilidad, incluidos costes de administración y equipamiento.
- Preparación lingüística e intercultural de los beneficiarios tanto entrantes como salientes (estudiantes, PAS y PDI)
- Facilidades para integrar a los participantes móviles entrantes en la Universidad (HEI)
- Preparación de disposiciones eficientes de tutoría, y supervisión de los participantes móviles.
- Disposiciones específicas para garantizar la calidad de los periodos de formación práctica de los estudiantes en empresas.
- El reconocimiento de los componentes educativos y los créditos relacionados, facilitando expedientes académicos y suplementos a título.
- El apoyo a la reintegración de los participantes y el aprovechamiento de las nuevas competencias que hayan adquirido en beneficio de la Universidad y de sus pares.
- Visitas a instituciones socias relacionadas con la preparación, seguimiento y evaluación de las actividades incluidas dentro del programa Erasmus+ (viaje, alojamiento, manutención).
1) Antes de incurrir en los gastos:
Recomendamos no incurrir en ningún gasto sin la conformidad previa del SERIM para asegurar la eligibilidad del gasto según los criterios del programa Erasmus+.
Documentación a aportar:
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E+ ApoyoOrg - Solicitud [45.29 KB]
- Documentación justificativa del gasto: Siempre que sea posible, la solicitud deberá ser acompañada por documentación que permita valorar o estimar el gasto total previsto de la actividad.
2) Justificación del gasto
Documentación a aportar:
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E+ ApoyoOrg Memoria Justificativa y Relación de Gastos [44.18 KB]
- Facturas y/o documentación justificativa de los gastos
* En caso de actividades con ambos tipos de gastos, se podrá usar un único Formulario de Solicitud y una única Memoria Justificativa y Relación de Gastos.
Más información
Protocolo interno de gestión de fondos de Apoyo a la Organización Erasmus+